Văn phòng không giấy được xem là xu hướng sẽ phát triển mạnh trong tương lai gần. Và ở Việt nam thì khái niệm văn phòng điện tử gần đây cũng đã được quảng bá rộng rãi và bắt đầu được một số doanh nghiệp chú ý áp dụng.
Tuy nhiên, trên thế giới thì khái niệm được dùng phổ biến hơn là “paperless office” (Văn phòng không giấy). Hiểu một cách đơn giản thì trong mô hình này, các văn bản được in thành giấy đã được thay thế bằng máy tính, phần mềm giao dịch và các công cụ giao tiếp trên internet. Tiết kiệm từ việc này nhiều khi không thể tính được bằng tiền. Chính vì vậy, “văn phòng không giấy” đang được khích lệ ứng dụng ở các nước đang phát triển nhằm hạ thấp chi phí và góp phần bảo vệ môi trường.
Văn phòng không giấy chiếm ưu thế
Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển sẽ không cho phép cách làm việc tốn nhiều thời gian công sức, tiền bạc có sức sống lâu bền. Thực chất một văn phòng hoạt động theo mô hình cũ ngày nay vẫn còn nhưng không nhiều và sẽ giảm dần. Phải chăng đó là cách làm việc cũ của những địa phương chưa có đủ cơ sở vật chất cũng như điều kiện kinh tế để phát triển. Tuy nhiên, với những chính sách, những kế hoạch dài hạn của Chính phủ thì việc cải cách thủ tục hành chính hay cải cách môi trường làm việc tại các đơn vị và doanh nghiệp đã và đang được triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn bản đi – đến hay quản lý hồ sơ, quản lý công văn, giấy tờ, quản lý công việc…
Các doanh nghiệp đang ngày một cố gắng để tăng năng suất lao động nên cải thiện tính linh hoạt và di động trong công việc là điều rất cần thiết. Không ít doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng hệ thống văn phòng hiện đại có xu hướng tinh gọn và thoải mái, chú trọng đến trải nghiệm cá nhân. Những chiếc phòng kín diện tích vừa đủ cho vài người xuất hiện nhiều hơn, đó là nơi nhân viên có thể thoải mái gọi điện hay trao đổi ngắn với đồng nghiệp hoặc đối tác.
Có thể nói, với sự phát triển của công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như ngày nay thì việc xây dựng một mô hỉnh văn phòng không giấy là điều rất đỗi thường tình và là điều vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Muốn phát triển để không bị thụt lùi, lạc hậu tất yếu các doanh nghiệp cần phải tìm cho mình một giải pháp phù hợp.
Xây dựng văn phòng không giấy với phần mềm quản lý chuyên nghiệp
Thay đổi không gian, môi trường làm việc bằng cách xóa bỏ văn phòng cũ, hướng đến một văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp là giải pháp của nhiều doanh nghiệp nhằm cải cách thủ tục hành chính, tiết giảm thời gian, chi phí và nhân viên lao động. Từ đó, doanh nghiệp có nhiều cơ hội để phát triển và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Chiếc chìa khóa để doanh nghiệp đi lên thay đổi trước hết ở diện mạo đó là xây dựng một văn phòng làm việc hiện đại và chuyên nghiệp hơn. Từ khâu thiết kế văn phòng nhiều doanh nghiệp lên ý tưởng thiết kế một không gian văn phòng mới để làm thế nào cho mọi nhân viên đều có thể làm việc cùng nhau. Việc trao đổi thông tin hay các giải pháp lưu trữ dữ liệu dựa trên điện toán đám mây cũng có ý nghĩa đối với việc bố trí văn phòng. Xu thế làm việc di động, email, hội nghị truyền hình hay ứng dụng phần mềm sẽ khiến không gian văn phòng giảm thiểu tối đa, từ đó cắt giảm được chi phí thuê văn phòng. Công ty hoạt động với một mô hình lớn thì việc áp dụng phần mềm quản lý văn phòng là rất cần thiết.
Áp dụng phần mềm văn phòng điện tử vào quản lý là cách cải thiện môi trường, phong cách làm việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất công việc là biện pháp đang được nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam thực hiện.
Văn phòng điện tử với các hệ thống quản lý chuyên nghiệp, toàn diện được cài đặt sẵn như quản lý công việc, quản lý văn bản, tài liệu, công văn giấy tờ… trao đổi thông tin, nhận xét, biểu quyết đều có thể thực hiện nhanh chóng và dễ dàng
Sử dụng phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm từ việc in ấn, mua giấy mực mà còn tiết kiệm thời gian cho việc tạo, gửi và xử lý văn bản hay công văn đi, đến. Hơn thế nữa, khi áp dụng phần mềm này lãnh đạo doanh nghiệp còn có thể điều hành doanh nghiệp từ xa thông qua các thiết bị điện tử thông minh. Dù bận rộn gặp gỡ đối tác ở xa nhưng lãnh đạo vẫn xử lý công việc, cho ý kiến chỉ đạo hay phê duyệt văn bản giấy tờ dễ dàng mà không mất thời gian chờ đợi khi về văn phòng mới giải quyết được.
Nhân viên làm việc ở các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng quản lý công việc của mình dễ dàng nhờ hệ thống các phần mềm đã được cài đặt sẵn. Các thông tin, tài liệu được chia sẻ công khai minh bạch giúp họ làm việc nhanh chóng không phải mất thời gian tìm kiếm văn bản, tài liệu hay chờ sự phê duyệt từ cấp trên.
Với nhiều lợi ích như vậy, văn phòng giấy–văn phòng điện tử hứa hẹn sẽ là mô hình làm việc chủ đạo ở các doanh nghiệp trong thời gian tới
